Tips dan Trik Komunikasi Efektif SRB Sawahlunto Provinsi Sumatera

Dalam hal ini kami akan berbagi Bagaimana membangun komunikasi yang efektif dalam Tim di SRB Sawahlunto, Provinsi Sumatera Barat Tahun 2020, yang berjumlah 3 orang yaitu saya sendiri Nepi Mulyadi, S.Pd, Nurul Umami, S.Pd, dan Zamdi Rahman, ST, terkait produk Inovasi Pembelajaran yaitu Workshop Daring  Inovasi Pembelajaran Menggunakan Portal Rumah Belajar Kemendikbud RI yang dilaksanakan selama 5 hari yaitu dari tanggal 5 sampai dengan 9 Oktober 2020, kemudian bagi para peserta juga di lanjutkan dengan Tugas Mandiri berupa pembuatan Video Pembelajaran. Yang kami didiseminasikan kepada Ketua Umum PGRI Kota Sawahlunto, Bapak Amran, S.Pd, Kepala Dinas Pendidikan Kota Sawahlunto, Bapak Asril, S.Pd, serta Walikota Sawahlunto dan Wakil Walikota Sawahlunto. Berikut refleksi cara efektif kami dalam berkomomunikasi dan bekerja dalam Tim :

1.  Membangun Hubungan Dengan Tim Kerja, Pemangku Jabatan dan Peserta Workshop

Langkah pertama yang kami lakukan adalah memulai dengan mengembangkan hubungan baik dengan Tim SRB Sawahlunto. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan membentuk Group WA SRB Sawahlunto untuk sarana komunikasi kami secara virtual, kemudian dilanjutkan dengan berinteraksi secara Tatap Muka, yaitu dengan mengadakan Rapat secara Tatap Muka, dan kami juga berdiskusi tentang topik informal, dan bersikap ramah dalam proses pendekatan dan Rapat tersebut. Dan untuk Pemangku Jabatan kami mengkomunikasikannya dengan baik dengan menggunakan Surat dan Proposal. Sedangkan di sisi peserta kami membuka pendaftarannya dengan cara join ke Group Telegaram SRB Sawahlunto yang saat ini sudah berjumlah 221 orang.

2.        Dorong Pertanyaan dan Diskusi

Setiap kami yang ada di dalam tim SRB Sawahlunto pasti mempunyai kekuatan, kelebihan dan sesuatu yang berharga untuk disumbangkan kepada tim SRB Sawahlunto. Masing – masing kami mendorong untuk memberikan pertanyaan terbuka satu sama lain yang akan membuat anggota tim bisa mengungkapkan ide dan pendapat kami masing -  masing. Di saat acara Workshop Daring pun kami selalu membuka sesi Tanya jawab dan diskusi, termasuk dengan Pemangku Jabatan ketika di hari Pembukaan Acara berlangsung.

3.    Tunjukkan Dukungan Kepada Masing – Masing Anggota Tim

Penting untuk mempertimbangkan dan memberi perhatian saat anggota tim sedang menyampaikan ide atau saran masing-masing dari kami. Jika kami merasa ide yang disampaikan bagus dan bisa berjalan, maka kami mulailah mendiskusikannya bagaimana ide tersebut bisa diterapkan di dalam tim. Namun, jika salah satu dari kami berpikir bahwa saran atau ide tersebut tidak bisa diterapkan, kami jelaskan di dalam Tim. Dengan memperhatikan saran atau ide yang disampaikan dan tidak mengabaikannya, maka hal ini akan mendorong anggota tim yang lain untuk berbicara tentang ide yang berbeda. Hal ini tentu saja akan meningkatkan produktivitas tim dan mendorong komunikasi dalam tim.

4.        Sampaikan Dengan Jelas

Salah satu hal penting yang perlu dilakukan dalam komunikasi yang efektif adalah kemampuan kami untuk menyampaikan ide dengan jelas dan ringkas. Jika kami tidak bisa melakukan hal tersebut, maka akan sangat besar kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Kami menyampaikan ide dan pesan dengan menggunakan Proposal, Surat dan Flyer untuk pejabat di selingkungan Kota Sawahlunto mulai dari Ketua PGRI Kota Sawahlunto, Kepala Dinas Pendidikan Kota Sawahlunto, Walikota dan Wakil Walikota Sawahlunto, sedangkan  untuk peserta workshop daring kami gunakan Flyer, Presentasi atau Video yang menjelaskan Workshop Daring Inovasi Pemanfaatan portal Rumah Belajar Kemendikbud RI dalam pembelajaran. Presentasi dengan menggunakan room meeting Cisco Webex Meeting merupakan salah satu cara yang tepat untuk dilakukan karena bisa menjelaskan secara detail tentang Portal Rumah Belajar melalui lisan dan visual.

 

5.        Mengadakan Sebuah Pertemuan Secara Individu

Selain berkomunikasi dalam sebuah kelompok, penting juga untuk bisa terhubung secara individu dengan setiap anggota tim kami. Kami bisa melakukan hal ini dengan cara mengatur pertemuan dengan setiap anggota tim yang ada. Cara kami di atas juga bermanfaat agar kami lebih percaya diri selama berinteraksi dengan tim, dan bisa mempersiapkan diri dengan baik sebagai narasumber dalam Workshop Daring yang awalnya cuma dalam bentuk Webinar, dan akhirnya menjadi workshop daring Inovasi Pemanfaatan Portal Rumah Belajar Kemendikbud RI dalam pembelajaran di Kota Sawahlunto

6.    Berikan Sebuah Umpan Balik yang baik kepada Pemangku Jabatan, Peserta dan Sesama Anggota Tim SRB Sawahlunto

Dalam berhubungan dengan anggota tim, peserta workshop dan pemangku jabatan maka sangat penting untuk bisa memberikan umpan balik kepada mereka dalam komunikasi. Tanpa adanya umpan balik, anggota tim, peserta workshop dan pemangku jabatan akan berjalan tanpa arah dan tidak tahu dengan kinerja yang telah kami lakukan. Saat anggota tim memilik kinerja yang baik, maka kami harus memberi tahu dan mendorong mereka. Di sisi yang lain, saat kami memiliki performa yang buruk dalam berinteraksi maka kami mulail dengan menawarkan saran yang berguna untuk meningkatkan kinerja kami. Di sisi kami sebagai Tim SRB Sawahlunto, kami saling mendukung dan melengkapi, serta menajalankan semua komitmen yang telah kami sepakati untuk menyukseskan workshop daring tersebut dan di akhir acara setiap harinya kami selalu berkumpul untuk melakukan evaluasi, di sisi Pemangku Jabatan di Kota Sawahlunto kami menawarkan sebuah solusi selama Pembelajaran Jarak Jauh (PJJ) serta meminta Pemangku Jabatan untuk memberikan sambutan dan membuka acara Workshop Daring secara resmi. Sedangkan di sisi peserta kami berusaha menyampaikan materi dengan sebaik mungkin, semangat, memberikan Praktik Baik , dan memberikan Tugas Mandiri yang paling lambat di kumpulkan tanggal 24 Oktober 2020 sebagai syarat untuk mendapatkan  Sertifikat 32 JP dalam Workshop Daring yang sudah di laksanakan dari tanggal 5 Oktober sampai dengan 9 Oktober 2020. Sertifikat, Insya Allah akan langsung ditanda tangani oleh Kepala Dinas Pendidikan Kota Sawahlunto, Bapak Asril, S.Pd, M.Pd.

Dan ini semua sesuai dengan 5 (lima) kaidah hukum komunikasi efektif yaitu REACH singkatan dari Respect, Empathy, Audible, Clarity, Humble yang dikutip dari The Five Inevitable Laws of Effective Communication, dalam buku Make Yourself A Leader yang ditulis oleh Aribowo Prijosaksono dan Ping Hartono.

a. Respect adalah sikap hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam berkomunikasi karena pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Bahkan ketika harus mengkritik seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaannya. Komunikasi dibangun dari sikap saling meghargai dan menghormati, akan lahir kerjasama yang sinergis untuk peningkatan efektivitas kinerja, baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.

b. Empathy (empati) adalah kemampuan untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti orang lain. Stephen Covey dalam buku The 7 Habits of Highly Effective People menyatakan kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7 kebiasaan manusia yang sangat efektif (Seek First to Understand - understand then be understood to build the skills of empathetic listening that inspires openness and trust). Covey menyebutkan sebagai komunikasi empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerja sama atau sinergi dengan orang lain. Rasa empati akan memberikan kemampuan untuk menyampaikan pesan dengan cara dan sikap yang akan memudahkan komunikan menerima pesan. Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun tim. Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan.

c. Audible diartikan antara lain dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Dalam komunikasi dimaknai pesan yang disampaikan dapat diterima oleh penerima pesan melalui saluran tertentu sehingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Kaidah ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai cara atau alat bantu audio-visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik.

d. Clarity berarti kejelasan dari pesan yang disampaikan atau diartikan pula dengan keterbukaan dan transparansi. Hal ini agar tidak menimbulkan tafsiran yang berlainan. Kaidah paling utama dalam menyiapkan korespondensi di setiap tingkat pemerintahan adalah kejelasan pesan. Tidak boleh terjadi multi-interpretasi atau multi-tafsir. Kesalahan penafsiran pesan dapat menimbulkan berbagai dampak yang tidak sederhana. Komunikasi di media sosial juga memperhatikan hukum keempat ini, penggunaan simbol, lambang, emoticon

e. Humble adalah sikap rendah hati. Sikap ini terkait dengan kaidah pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, yang biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Sikap rendah hati pada intinya antara lain sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong, dan tidak memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.